Senest opdateret: 26.06.26
1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?
Vejle Kulturservice (Bygningen) tager din databeskyttelse alvorligt. Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi behandler personoplysninger i forbindelse med vores aktiviteter, herunder administration af frivillige, booking af lokaler, fakturering, billetsalg, drift af hjemmeside og kommunikation med brugere, kunder og samarbejdspartnere.
Den dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger er Vejle Kulturservice (Bygningen), CVR-nr. 32976565.
Kontaktoplysninger:
- Dataansvarlig: Vejle Kulturservice (Bygningen)
- Kontaktperson: Daglig leder, Susanne Ågård Vejrum
- Adresse: Ved Anlæget 14B, 7100 Vejle
- CVR: 32976565
- Telefon: (+45) 75838677
- E-mail: info@bygningen-vejle.dk
- Website: www.bygningen-vejle.dk
2. Formålene med behandlingen af dine personoplysninger
Vi behandler personoplysninger, når det er nødvendigt for at drive og administrere Bygningens aktiviteter. Det gælder blandt andet, når du er frivillig hos os, booker et lokale, køber billetter, modtager serviceydelser, kontakter os, indgår en aftale med os eller besøger vores hjemmeside.
Vi behandler oplysninger i forbindelse med administration af frivillige, herunder kontaktoplysninger, vagtplanlægning, opgavefordeling og relevant kommunikation. Vi behandler også oplysninger i forbindelse med booking af lokaler, fakturering, økonomiadministration, billetsalg og sikring af, at billetter kun benyttes én gang.
Derudover kan vi behandle oplysninger som led i almindelig drift, intern statistik, dokumentation, kommunikation, it-sikkerhed og administration af vores hjemmeside.
3. Retsgrundlaget for behandlingen
Når vi behandler personoplysninger i forbindelse med en aftale med dig, fx ved booking af lokaler, køb af billetter eller aftaler om frivillige opgaver, sker behandlingen på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, fordi behandlingen er nødvendig for at opfylde en kontrakt eller aftale med dig.
Når vi behandler oplysninger, fordi vi er forpligtet til det efter lovgivningen, fx i forbindelse med bogføring og regnskab, sker behandlingen på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.
I nogle tilfælde behandler vi oplysninger på baggrund af vores legitime interesser, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Det kan fx være behandling til brug for intern administration, statistik, dokumentation, it-sikkerhed, almindelig kommunikation eller offentliggørelse af relevante kontaktoplysninger om medarbejdere eller tilknyttede personer, når det er nødvendigt og sagligt begrundet.
Hvis vi i konkrete tilfælde behandler personoplysninger på baggrund af samtykke, sker det efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan til enhver tid trække et samtykke tilbage. Tilbagetrækning af samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er sket før tilbagetrækningen.
4. Kategorier af personoplysninger
Vi behandler som udgangspunkt almindelige personoplysninger. Det kan fx være navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, organisation/forening, rolle eller tilknytning til Bygningen, bookingoplysninger, billetoplysninger, fakturaoplysninger og oplysninger, der er nødvendige for at administrere frivillige opgaver.
I økonomisystemet kan vi behandle betalings- og faktureringsoplysninger, herunder bankoverførselsoplysninger, når det er nødvendigt for bogføring, betaling og regnskab. I forbindelse med billetkøb kan der desuden behandles de betalings-, ordre- og faktureringsoplysninger, som køber giver til billetudbyderen i forbindelse med en ordre.
Vi behandler kun de personoplysninger, som er nødvendige for de formål, oplysningerne er indsamlet til.
5. Hvor har vi dine personoplysninger fra?
Vi modtager som udgangspunkt oplysningerne direkte fra dig. I nogle tilfælde kan vi modtage oplysninger fra en organisation, forening, billetudbyder eller samarbejdspartner, hvis oplysningerne er nødvendige for booking, billetsalg, fakturering eller administration.
6. Databehandlere og samarbejdspartnere
Vi overlader i nogle tilfælde personoplysninger til samarbejdspartnere og leverandører, der behandler oplysninger på vores vegne. Det kan fx være leverandører af økonomisystem, lønadministration, revision, serverdrift, booking, hjemmeside og billetsystemer.
Hvis der er krav om, at vi indgår databehandleraftaler med disse samarbejdspartnere, har vi indgået databehandleraftaler. Det betyder, at leverandørerne kun må behandle personoplysninger efter vores instruks og i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne.
Vi bruger blandt andet følgende databehandlere og leverandører:
- Visma Dataløn – lønadministration
- e-conomic A/S – økonomisystem
- Beierholm – revision
- Billetten/UNI-TEC – billetsystemer
- Billetten.com – hjemmesideleverandør
- Webbook ApS – booking af lokaler
- Kjærgaard A/S – serverdrift
Flere af vores leverandører anvender godkendte underdatabehandlere. Oplysninger om relevante underdatabehandlere kan fås ved henvendelse til os.
Vi videregiver ikke dine personoplysninger til kommerciel markedsføring af produkter fra tredjemand.
7. Overførsel til modtagere i tredjelande
Nogle af vores leverandører kan anvende underleverandører uden for EU/EØS. Hvis der sker overførsel af personoplysninger til tredjelande, sker det kun på grundlag af et gyldigt overførselsgrundlag efter databeskyttelsesreglerne, fx EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller anden relevant hjemmel.
8. Opbevaring af personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, som det er nødvendigt for at opfylde de formål, de blev indsamlet til, og i henhold til gældende lovgivning.
Frivilligregisteret gennemgås og opdateres hvert 6. måned. Oplysninger om inaktive frivillige slettes som udgangspunkt efter 2 år.
Bookingsystemet gennemgås årligt. Oplysninger om inaktive personer eller organisationer slettes som udgangspunkt efter 5 år.
Bogføringsmateriale i økonomisystemet opbevares som udgangspunkt i minimum 5 år efter bogføringslovens regler. Herefter slettes eller anonymiseres oplysningerne, når der ikke længere er et sagligt behov for opbevaring.
Hvis du beder om at få slettet dine oplysninger, vurderer vi konkret, om oplysningerne kan slettes. I nogle tilfælde kan vi være forpligtet til eller berettiget til at opbevare visse oplysninger i en periode, fx af hensyn til bogføring, dokumentation eller eventuelle retskrav.
9. Cookies
På vores hjemmeside anvender vi cookies. Du kan læse mere om vores brug af cookies i vores cookiepolitik.
10. Billeder og offentliggørelse
I forbindelse med arrangementer kan vi tage stemningsbilleder til dokumentation og kommunikation om Bygningens aktiviteter. Hvis et billede har karakter af portræt eller fokuserer tydeligt på enkeltpersoner, vurderer vi grundlaget for offentliggørelse særskilt og indhenter samtykke, hvor det er nødvendigt.
11. Automatiske afgørelser, herunder profilering
Vi gør ikke brug af automatiske afgørelser eller profilering.
12. Retten til at trække samtykke tilbage
Hvis vi behandler dine personoplysninger på baggrund af samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor.
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af den behandling, der er sket på baggrund af dit tidligere samtykke og frem til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
Vær opmærksom på, at vi stadig kan behandle dine personoplysninger uden samtykke, hvis vi har et andet lovligt grundlag, såsom aftaleopfyldelse, legitim interesse eller retlige forpligtelser.
13. Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.
Ret til indsigt
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger om behandlingen.
Ret til berigtigelse
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
Ret til dataportabilitet
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
14. Klage til Datatilsynet
Du bør altid først rette henvendelse til os som dataansvarlig, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger.
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.